Như chúng ta đã biết, các tiện ích hỗ trợ cho phần mềm (hay còn gọi là add – on) thường mang lại hiệu quả cao hơn mức bình thường. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ giới thiệu danh sách 10 add – on dành cho ứng dụng Office 2007 và 2010 của Microsoft. Thực chất, những add – on này là các file COM có tác dụng cải thiện hiệu suất của một số chức năng được hỗ trợ, và trên thị trường hiện nay có những tiện ích hỗ trợ miễn phí và trả phí. Tùy theo mục đích sử dụng mà các bạn hãy lựa chọn sao cho phù hợp. 1. Everything: Mặc dù Office 2007 và 2010 đã được cải thiện khá nhiều về khả năng tìm kiếm, nhưng chắc chắn bạn vẫn muốn thử sử dụng công cụ Everything của VoidTools. Chỉ có điều khác lạ rằng Everything không phải là add – on theo kiểu truyền thống, bạn có thể hiểu nôm na đây là công cụ quản trị có chức năng tìm kiếm file và thư mục dựa theo tên (chương trình này không bị giới hạn hoạt động chỉ với Office mà còn với nhiều ứng dụng khác). Tất cả những gì bạn phải làm là điền từ khóa vào ô Search, và Everything sẽ hiển thị toàn bộ kết quả tìm được. Điểm đáng chú ý là tốc độ thực hiện rất nhanh chóng, người sử dụng gần như không phải chờ đợi. 2. E-mail Follow-up: Thời gian phải chờ đợi email hoạt động (gửi và nhận) có thể nói là khá lãng phí, nó làm chúng ta xao nhãng công việc và ảnh hưởng đến hiệu suất chung. Trong những lúc như vậy, các bạn hãy sử dụng E-mail Follow-up, công cụ này có chức năng giúp bạn thiết lập khoảng thời gian tương tác với từng hành động của email tương ứng, nếu người nhận không có phản hồi nào thì chương trình sẽ hiển thị thông báo để nhắc nhở bạn. Tiện ích này tuy nhỏ nhưng tỏ ra thực sự hữu ích đối với hầu hết chúng ta. 3. More Add-in: Với More Add – in, người sử dụng có thể nhanh chóng ẩn các văn bản Word bằng cách tạo ra những phần đóng hoặc mở liền nhau. Bất cứ ai nếu muốn tạo văn bản bằng cách kết hợp nhiều phần text nhỏ với nhau, sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian, đồng thời hiệu suất làm việc sẽ tăng lên đáng kể sau khi sử dụng công cụ hỗ trợ này. Không cần phải gộp hoặc chia nhỏ toàn bộ văn bản nữa, tất cả những gì bạn cần làm là nhấn chuột. Bên cạnh đó, người sử dụng còn có thể tạm giấu những phần chú ý hoặc bất kỳ phần văn bản nào không muốn chia sẻ (nhưng lưu ý rằng không nên áp dụng tiện ích này với những nội dung quan trọng hoặc mang tính riêng tư). 4. FreeFileViewer: Đôi khi, những thứ đơn giản nhất lại mang lại hiệu quả bất ngờ nhất. Và trong trường hợp này là FreeFileViewer, công cụ này giúp bạn xem nhiều định dạng văn bản khác nhau, ví dụ như file PDF, Word, Excel... thậm chí là nghe nhạc. 5. ASAP Utilities: Tiện ích add – in dành cho Excel này có lẽ là 1 trong những công cụ hỗ trợ phổ biến nhất hiện nay. ASAP Utilities phù hợp với những người sử dụng thường xuyên hoặc không thường xuyên, và với các lý do khác nhau. Ví dụ, trong trường hợp người dùng thường xuyên, chương trình cung cấp giao diện thân thiện, dễ sử dụng hơn nhiều so với Excel, còn với trường hợp ngược lại – những người dùng không thường xuyên sẽ dựa trên phần giao diện này để làm việc, tất nhiên là đơn giản và dễ dàng hơn rất nhiều so với lúc trước. 6. Proposal Pack Wizard: Khi phải xử lý hoặc thao tác những văn bản với “quy mô” khổng lồ như tài liệu kinh doanh, các bản đề xuất, hợp đồng, báo giá, trợ cấp và hồ sơ đấu thầu... các bạn hãy sử dụng công cụ hỗ trợ Proposal Pack Wizard. Được xây dựng chủ yếu trên công nghệ Merge, ứng dụng này dễ dàng giúp người sử dụng “hòa trộn” các đoạn hoặc file văn bản riêng biệt nhau với hơn 800 mẫu và 1.300 trang ví dụ. 7. VisualBee: Khi phải chuẩn bị cho những file tài liệu, văn bản để trình chiếu, các bạn hãy tham khảo và sử dụng VisualBee, công cụ này sẽ mang lại nhiều nét mới mẻ cho tài liệu khi trình chiếu. Khi hoạt động, VisualBee sẽ tiến hành phân tích toàn bộ nội dung text và cấu trúc, qua đó đưa ra những cải thiện về cách sắp xếp, hiệu ứng... 8. iSpring Pro: Chương trình này có tác dụng chuyển đổi định dạng PowerPoint thành file Flash (.swf). Giờ đây, bạn sẽ không còn phải gặp khó khăn trước những tài liệu trình chiếu có yêu cầu một số hiệu ứng như chuyển động, video, audio... như trước nữa. Quá trình sử dụng rất đơn giản và dễ dàng, phù hợp với tất cả mọi người sử dụng, chương trình này có 2 phiên bản 32 và 64 bit khác nhau, và là phần mềm có trả phí. 9. Pop-up Excel Calendar: Khi sử dụng Excel, công cụ này sẽ giúp bạn dễ dàng và đơn giản hơn trong việc chèn và điều chỉnh thông số hoặc hàm công thức có liên quan đến ngày tháng mà không cần phải viết hoặc thay đổi code. Người sử dụng chỉ cần chọn thẻ Pop - up Calendar và chọn thao tác cần thực hiện. 10. Fuzzy Duplicate Finder cho Microsoft Excel: Nếu muốn xóa bỏ dữ liệu trong Excel, giải pháp toàn diện nhất đối với người sử dụng là Fuzzy Duplicate Finder – có thể hoạt động tốt với nhiều phiên bản Excel từ 2000 tới 2007. Công cụ này dễ dàng tìm thấy những lỗi cơ bản trong các hàm tính toán, lỗi chính tả, hoặc các phần dữ liệu thừa hoặc trùng nhau. itGate (theo Tech Republic)
