Kể từ ngày Google Docs chính thức được công bố vào ngày 07 – 07 – 2009, bộ sản phẩm các ứng dụng văn phòng dựa trên nền tảng web đã trải qua nhiều thay đổi, bao gồm về chức năng và giao diện. Chính sách cải tiến và nâng cấp của Google được thực hiện theo cách từ từ, không vội vã, do vậy người dùng khó có thể nhận biết được những thay đổi này, trừ khi họ thường xuyên truy cập Google Blog. Điều này cũng không quá ngạc nhiên, và cùng với sự xuất hiện gần đây nhất của dịch vụ Google Plus, cộng động người sử dụng đã có thêm nhiều cách thức để sử dụng bộ sản phẩm trực tuyến của hãng tìm kiếm khổng lồ này. Trong bài viết dưới đây, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về một số đặc tính kỹ thuật cơ bản của Google Docs. [h=2]Google Docs hoạt động như thế nào?[/h] Về mặt bản chất, tất cả chúng ta đều biết rằng Google Docs là bộ tổ hợp các công cụ xử lý dữ liệu văn bản và trình chiếu, bao gồm: Document, Drawing, Presentation, Spreadsheet và Form. Bất kỳ văn bản tài liệu hoặc trình chiếu nào được tạo bằng Google Docs (hoặc chuyển định dạng thành Doc) đều được lưu trữ trên hệ thống máy chủ của Google bằng tài khoản của người sử dụng. Theo thông tin từ trang hỗ trợ của Google, hãng không giới hạn số lượng văn bản người sử dụng có thể làm việc với Google Docs (mặc dù vẫn còn tồn tại một số giới hạn nhất định). Bên cạnh đó, người dùng có thể lưu trữ tới 1GB các định dạng dữ liệu chưa được chuyển đổi hoàn toàn miễn phí, và lưu lượng thực sự Google hỗ trợ người dùng còn lên tới 10GB (có bao gồm các dịch vụ trực tuyến có trả phí). [h=3]Yêu cầu kết nối Internet:[/h] Có 1 điểm mà tất cả mọi người sử dụng cần nhớ, đó là tất cả mọi hoạt động, tác vụ có liên quan đến Google đều phải được thực hiện trực tuyến – online. Tuy nhiên, sẽ rất nhiều người hoài nghi về khả năng làm chậm đường truyền mạng khi họ dùng Google Docs, và sự thật đúng là như vậy. Chuyện gì sẽ xảy ra khi đường truyền kết nối gặp vấn đề? Google có cơ chế tự động lưu tài lài liệu của người dùng, cho nên bạn hoàn toàn không phải lo về việc này. Bên cạnh đó, Google còn cung cấp thêm cho người dùng khả năng hoạt động Offline qua công cụ hỗ trợ Gear, nhưng Google đã gỡ bỏ tính năng này từ tháng 05 -2010, đơn giản vì hãng muốn tập trung và phát triển công nghệ cho phù hợp với nền tảng HTML5. Tuy nhiên, đoạn mã cần thiết dành cho các ứng dụng này sẽ được lưu trữ trực tiếp trên trình duyệt web và luôn được cập nhật mỗi khi máy tính của bạn kết nối Internet. Phần Home chính của Google Docs với toàn bộ lệnh, chức năng cơ bản để thao tác nằm tại đây. Cột chức năng nằm ở giữa liệt kê toàn bộ file văn bản và media của người dùng, nhấn vào 1 văn bản bất kỳ và Google Docs sẽ tự động mở thêm 1 tab mới. Chúng ta cũng có thể xem những file ảnh chưa được chuyển đổi định dạng đã được lưu trữ trên tài khoản. Cột bên trái cho phép người dùng lọc các file văn bản cho dù bạn đã phân loại bằng chức năng Star hay chưa (dựa theo thứ tự ưu tiên – Priority) hoặc bằng Ownership (dựa theo người tạo ra file văn bản đó). Khái niệm Collection của Google Docs là những thư mục được người dùng sắp xếp riêng biệt những file dữ liệu đã được lựa chọn cùng nhau. Để tạo mới Collection, nhấn nút Create new và đặt tên theo ý muốn, kiểm tra và phân loại những file cần sắp xếp, sau đó chọn đường dẫn Organize ở phía trên bên phải, hoặc đơn giản hơn chúng ta có thể kéo và thả các file từ cột giữa và phần Collection bên trái. Còn cột bên phải hiển thị phần thumbnail – ảnh nhỏ tương ứng của văn bản, ảnh và video clip chúng ta vừa chọn trong cột giữa. Các chi tiết cụ thể của file được lựa chọn sẽ hiển thị ngay bên dưới phần thumbnail (chúng ta có thể thêm, xóa bớt hoặc chỉnh sửa những thông tin này). [h=3]Chia sẻ dữ liệu:[/h] Với cơ chế năng động của Google Docs, toàn bộ tài liệu, văn bản của người dùng có thể được chia sẻ với nhiều người khác nhau. Để thực hiện, các bạn chỉ cần điền địa chỉ email tương ứng của họ hoặc lựa chọn trực tiếp từ danh sách Contacts trong Google, hoặc đơn giản hơn, chia sẻ hoàn toàn văn bản qua chế độ Public, qua đó tất cả mọi người đều có thể truy cập và sử dụng nếu có đường dẫn chính xác. Bên cạnh đó, những người được bạn chia sẻ còn có thể trực tiếp thao tác và chỉnh sửa trên tài liệu đó (hoặc người dùng gán quyền chỉnh sửa cho họ). Mặt khác, chúng ta có thể gửi email văn bản dưới dạng file đính kèm ngay bên trong văn bản đang mở hoặc từ trang Home của Google Docs. Tính năng này tỏ ra thực sự hữu ích, và sẽ tốt hơn nếu chúng ta có thể đính nhiều file văn bản trong 1 email. [h=3]Revision history:[/h] Đây có lẽ là công cụ tiện dụng nhất của Google Docs, chức năng cụ thể là liệt kê hoặc đưa ra thông tin chi tiết của những phiên bản trước của văn bản. Người dùng chỉ cần chọn ngày tháng tương ứng trong danh sách, và hệ thống sẽ hiển thị những sự thay đổi từ lần chỉnh sửa gần đây nhất, ví dụ trong tài liệu text, các nội dung mới thêm vào sẽ được đánh dấu bằng màu xanh lá cây, còn những phần đã xóa sẽ được gạch ngang. Tính năng này tỏ ra thực sự hữu ích trong quá trình giám sát, theo dõi khi có nhiều người cùng thao tác trên 1 văn bản, hoặc khi bạn muốn quay trở lại thời điểm trước đó của văn bản. [h=3]Printing:[/h] Việc in tài liệu từ Google Docs có thể phức tạp hơn quá trình bình thường. Khi bạn thao tác trên trình duyệt Internet Explorer hoặc Mozilla Firefox, khi bạn nhấn nút Print thì file tài liệu đó sẽ được chuyển đổi định dạng thành PDF trước tiên, sau đó chúng ta sẽ download về máy tính và in như bình thường. Còn với trình duyệt Chrome của Google, khi nhấn nút Print thì 1 trang preview sẽ được mở thêm, các phần hiển thị, định dạng sẽ giống y hệt với văn bản sau khi in. Một danh sách nho nhỏ xuất hiện ở bên trái cho phép người dùng chọn máy in tương ứng kết nối tới máy tính, số trang và số bản in tương ứng, chế độ portrait hoặc landscape, in đen trắng hoặc có màu. Nguồn: quantrimang
