[h=2]Các ứng dụng Google Docs:[/h] Toàn bộ các ứng dụng văn phòng này đều đã trải qua quá trình thử nghiệm, thay đổi, cải tiến, và quá trình trên vẫn tiếp diễn, cộng đồng người sử dụng luôn được hưởng những công nghệ và hiện đại nhất. [h=3]Document:[/h] Ứng dụng xử lý văn bản này được khởi đầu với cái tên Writely (trước khi được Google chính thức mua lại), với toàn bộ các tính năng cơ bản nhất. Đến thời điểm này, công cụ đã được tích hợp nhiều tính năng định dạng, thay đổi kích thước font, căn lề, cách dòng, tạo mục lục, danh sách... tương tự như Microsoft Word. Và chúng ta có thể chèn thêm những đối tượng hỗ trợ vào văn bản như phần Header, Footer, bảng cũng như các công thức toán học, ảnh, video trình chiếu... : Bên cạnh đó, chức năng chuyển đổi định dạng của Google Docs cũng đã được cải thiện rất nhiều, hỗ trợ văn bản Microsoft Word, OpenOffice, rich text (RTF), HTML hoặc text đơn thuần (.txt). Ví dụ, 1 văn bản tài liệu Word sau khi được import có chứa nhiều thành phần ký tự toán học, đánh dấu... sẽ giữ nguyên những thành phần này. Chỉ có những phần ngoại lệ thay đổi mới được ghi lại thông tin, cụ thể là những đối tượng không được chuyển đổi sang định dạng phù hợp của Google Docs. Do vậy tính năng này của Google cũng khác hẳn so với những chương trình xử lý văn bản hiện nay. Mặt khác, chúng ta có thể trích xuất định dạng chuẩn của văn bản thành những file phổ biến khác như RTF, ODT, Word hoặc HTML, và Google Docs còn hỗ trợ người dùng bằng công nghệ OCR - Optical Character Recognition (nhận dạng ký tự qua hình ảnh) sau khi họ đăng tải file PDF hoặc ảnh (JPG, GIF và PNG)... thành file văn bản có thể chỉnh sửa được. Tính năng này hoạt động rất ổn định và vô cùng hiệu quả, vì toàn bộ nội dung text trong file PDF hoặc các bức ảnh được hiển thị rất rõ ràng. Một công cụ hỗ trợ chuyển đổi khác vô cùng tiện lợi ở đây là ngôn ngữ (hệ thống Google Docs hỗ trợ tới hơn 50 ngôn ngữ phổ biến khác nhau), và lưu trữ văn bản đã được dịch thành file Google Docs trực tiếp trên tài khoản, còn file gốc của người dùng vẫn được giữ nguyên. Các văn bản tại đây luôn được áp dụng và xử lý dựa trên tính năng kiểm tra real – time, các từ ngữ sai chính tả được đánh dấu gạch chân bằng những dấu chấm màu đỏ, khi nhấn chuột phải vào những từ ngữ đó hệ thống sẽ hiển thị những phương án phù hợp để thay đổi. Tính năng được thay đổi gần đây nhất là Pagination – cho phép người dùng xem văn bản theo từng trang riêng biệt khác nhau. Tuy nhiên, chúng ta vẫn chưa thể chèn thêm (hoặc định dạng lại) số trang trong 1 văn bản, thay vào đó khi muốn in thì có thể thiết lập Google Docs in số trang này tại nhiều vị trí khác nhau như góc trên bên trái, giữa, phải, góc dưới bên trái, giữa và phải trên tất cả các trang. [h=3]Spreadsheet:[/h] Công cụ Spreadsheet của Google với chức năng tương tự như như ứng dụng Spreadsheet của OpenOffice, Excel của Microsoft Office. Về cụ thể, nó còn được tích hợp sẵn nhiều chức năng tính toán khác như kỹ thuật, tài chính, kế toán, thống kê, phân tích... : Trong năm 2010, các nhà phát triển Google Docs đã cải tiến một số chức năng khác như lọc dữ liệu và quan trọng hơn là PivotTable – nhanh chóng giúp người sử dụng trích xuất và liệt kê từng mảng dữ liệu trên bản báo cáo, bao gồm các bảng chứa và mối dữ liệu có liên quan... Bên cạnh đó, Spreadsheet còn có thể tạo biểu đồ dựa trên mô hình dữ liệu cụ thể của từng hệ thống, được phân chia rõ ràng theo hàng, cột, các mẫu biểu đồ, nhưng không được nhiều mẫu đa dạng như của OpenOffice hoặc Microsoft Excel: Spreadsheet còn có cơ chế import hỗ trợ nhiều định dạng dữ liệu khác nhau, bao gồm: XLS và XLSX (Excel), ODS (OpenOffice), CSV, TXT, TSV và TAB. Nhưng về cơ chế hoạt động cụ thể, công cụ Spreadsheet của OpenOffice không import file dữ liệu chuẩn xác theo cách thông thường, điển hình nhất là chế độ màu nền của các file văn bản thường xuyên bị mất. Bên cạnh đó, các công thức tính toán trong nhiều trang văn bản khác nhau bị sai lệch hoặc không hoạt động... Nhưng các bạn hãy yên tâm, vì Spreadsheet của Google Docs xử lý quá trình này chuẩn xác hơn nhiều so với OpenOffice. Mỗi 1 bảng tính trong Spreadsheet được hiển thị như 1 tab riêng biệt ở phía dưới của chương trình. Bởi vì đây là ứng dụng trực tuyến, cho nên quá trình chuyển tiếp giữa những thành phần này sẽ lâu hơn thông thường, khoảng 1 – 2 giây để hệ thống tải đủ dữ liệu cần thiết. Nếu không có đủ số dòng cần thiết trên 1 bảng tính, hãy kéo chuột xuống phía dưới và chọn chức năng Add để thêm, điền số dòng tại đây và nhấn Enter, hệ thống sẽ bổ sung đúng số dòng theo giá trị trong ô. Tuy nhiên, hiện tại Google vẫn chưa bổ sung chức năng tương tự để thêm số cột. Để chèn thêm nhiều dòng hoặc cột, các bạn hãy đánh dấu một vài dòng, cột, sau đó nhấn chuột phải để thêm số lượng. Không giống như ứng dụng Drawing và Presentation, Spreadsheet không hỗ trợ tính năng phóng to hoặc thu nhỏ bản ghi (Document cũng không có tính năng này). Đây sẽ trở thành vấn đề khá nghiêm trọng khi chúng ta làm việc đối với những bản tính lớn. Mặt khác, người sử dụng còn có thể download file Spreadsheet với nhiều định dạng khác nhau, bao gồm XLS (Excel), ODS (OpenOffice), PDF, CSV, HTML hoặc TXT. [h=3]Presentation:[/h] Đây đơn giản là 1 chương trình để tạo file trình chiếu slide – show, tương tự như Microsoft Presentation. Về mặt bản chất, người sử dụng chủ yếu sẽ dùng các slide riêng biệt để lắp ghép lại với nhau để trình diễn ý tưởng, bài thử nghiệm, mô phỏng: Chúng ta có thể tạo từng phần slide riêng rẽ bằng cách chèn ảnh, bao gồm nội dung text và các bảng, hoặc import ảnh trực tiếp từ máy tính, album Picasa hoặc Google Search... sau đó kéo và thả và đây, tùy chỉnh kích thước sao cho khớp. Nhấn nút chức năng trên thanh toolbar ở phía góc trên bên trái hoặc nhấn chuột phải trực tiếp để thêm, xóa bỏ, sắp xếp thứ tự hiển thị của văn bản. Hoặc đơn giản hơn, kéo và thả các ảnh thumbnail tương ứng ở phần cửa sổ bên trái. Nhưng bên cạnh đó, người sử dụng cũng nên chú ý 1 điều rằng không thể dùng Presentation để tạo những bản slide – show với nhiều thành phần media đi kèm, chúng ta có thể nhúng video YouTube trực tiếp vào đây, nhưng không thể làm tương tự như vậy với file MP3 hoặc những video clip khác, ngay cả với video được lưu trữ trong tài khoản Google Docs. Slideshow presentation có thể được download dưới file PowerPoint hoặc PDF, bên cạnh đó chúng ta còn có thể sử dụng Drawing bên trong Presentation để tạo các hình vẽ hoặc hình khối vào slide. Nguồn: quantrimang
